Zaman sizi yönetmesin, siz zamanı yönetin! Nasıl mı?

1. Şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz edin. Kişisel vaktinizi optimize etmenin birinci adımı zamanınızın nereye gittiğini keşfetmektir. Gün içi aktivitelerinizin takibini yaparak, bir günde bitirebildiğiniz işler, zamanınızı en çok emen durumlar ve en iyi sonuç veren çalışmaları baz aldığınız bir günlük tutun. Bunu denetlemek, gün içinde zamanınızın ne kadarını üretkenlik içermeyen dialog, düşünce ve aktivitelere harcadığınızı tespit etmenize olanak tanırken, aynı zamanda belli başlı işlerin ne kadar zaman aldığını da anlamanıza yardımcı olacaktır. Günün en üretken olduğunuz zamanlarını da aynı şekilde tespit edeceğinizden, odak ve yaratıcılık gerektiren projeleriniz üzerinde bu saatlerde çalışmak isteyebilirsiniz.

2. Günlük program yapın ve programınıza uyun. Gününüze iyi planlanmış bir yapılacaklar listesiyle başladığınızda, çok daha hızlı çalıştığınızı fark edeceksiniz. Günü bitirmeden, bir sonraki gün için en acil olan işleri listelemek de aynı şekilde fayda sağlayacaktır. Kağıda dökmek, zihninizden çıkarmaktır. Uzun uzadıya ne yapacağınızı düşünerek uykusuz kalmak yerine, planınızı çıkarın ve siz uyurken bilinçaltınız yapmanız gerekenler üzerinde çalışmaya devam etsin. Böylelikle uyandığınız zaman yeni çalışma gününe daha güçlü bir kavrayışla başlayabilirsiniz. Planlamak için geçirdiğiniz süre, plansızca bir işten diğerine atlarken geçirdiğiniz süreden çok daha kısa olacaktır.

3. Önceliklendirin. Zaman yönetiminin anahtarı, yapılacaklar listenizdeki öncelikleri iyi belirlemektir. En önemli işleri tespit edin ve ilk önce onlar üzerinde çalışın. Liste önceliğiniz yapılacak işin aciliyetinden ziyade ne kadar önemli olduğu ile ilişkilendirilmelidir. Önemli işler sizin hedeflerinize yöneliktir, fakat acil işler, derhal çözüm beklemeleri bir kenara, başkalarının amaçlarına hizmet ederler. Kendi iş hedeflerimize odaklanmak yerine çoğunlukla acil olan konulara öncelik tanıyoruz, bu da bizi büyük ölçekte yavaşlatan bir etken haline geliyor.

4. Benzer işleri gruplandırın. E-mail ve mesajları geldikleri anda cevaplamak, o anda ne yapıyor olursanız olun en büyük dikkat dağıtıcıdır. E-mail için ayrı, telefon görüşmeleri için ayrı zaman dilimleri kararlaştırın ve zamanı gelene kadar telefonunuzu kapatarak o an kararlaştırılmış olan işe odaklanın.

5. Aynı anda birkaç iş yapmaktan kaçının. Bir işten diğerine devamlı olarak geçiş yapmak üretkenliği azaltır ve odağınızı bozar. Bu da an içinde yaptığınız işlerin hepsini olması gerekenden çok daha uzun sürede bitirmenize sebep olur.

6. Zaman sınırı koyun. Yaptığınız programın bir parçası da, yapılacak işler için süre belirlemektir. Bunu yaptığınız zaman, tahmini olarak planladığınız süreden çok daha hızlı şekilde elinizdeki işleri bitirdiğinizi fark edebilirsiniz.

7. Molaları programınızın bir parçası haline getirin. Bir işi her bitirdiğinizde, müzik dinlemek, kısa bir yürüyüşe çıkmak gibi rahatlatıcı aktiviteler yapın.

8. “Hayır” demeyi öğrenin. 80/20 kuralı der ki, yaptıklarınızın yüzde 20’si çıkan sonucun yüzde 80’idir. Daha fazla değer teşkil eden tek bir işe odaklanmak, bir sürü önemsiz işi bitirmekten çok daha faydalıdır. Eğer önemli bir işle ilgilenirken ufak tefek taleplerle gelenle olursa, odağınızı dağıtmamak adına onlara hayır demenizde hiçbir sakınca yok. Hayır diyemeyeceğiniz işler için başkalarını görevlendirebilirsiniz.

9. Düzenli olun. Masanızın üzerindeki bir kağıt yığını zamanınızın büyük çoğunluğunu, kaybettiğiniz belgeleri aramakla geçirmenize sebep olacaktır. Bir dosyalama sistemi kurun. İhtiyacınız olmayan e-mail aboneliklerinden çıkın. Tek bir sefer yapacağınız bu küçük değişim size uzun vadeli rahatlama sağlayacak.

10. Dikkat dağıtan unsurları ortadan kaldırın. Bunun en başında da telefon bildirimleri geliyor.

Bu 10 adımı istikrarlı biçimde takip ettiğiniz zaman hayatınızdaki değişimler sizi şaşırtacaktır.